É comum que empresas enfrentem situações de irregularidade ao longo do tempo — seja por atrasos na entrega de declarações fiscais, acúmulo de pendências tributárias ou até falhas no cadastro junto à Receita Federal e demais órgãos.
Essas ocorrências, muitas vezes resultado de falta de acompanhamento contábil ou de conhecimento técnico, podem trazer sérias consequências: bloqueio de contas bancárias, impossibilidade de emitir notas fiscais, perda de credibilidade no mercado e até problemas diretos para os sócios no CPF.
Segundo dados do Sebrae, cerca de 600 mil empresas encerram atividades todos os anos no Brasil, e uma parcela significativa enfrenta dificuldades justamente por não manter sua regularidade em dia.
Neste guia, você vai entender os principais motivos que levam uma empresa à irregularidade, os riscos envolvidos e como é possível resolver essa situação com segurança e planejamento.
1. O que significa regularizar uma empresa?
Regularizar uma empresa é colocar em dia todas as obrigações fiscais, contábeis e cadastrais junto à Receita Federal, Junta Comercial, prefeitura e demais órgãos.
Isso envolve:
- Atualizar informações cadastrais (endereço, atividade, sócios).
- Entregar declarações atrasadas.
- Quitar impostos e multas.
- Solicitar a reativação do CNPJ quando necessário.
Uma empresa regularizada pode operar legalmente, emitir notas fiscais, abrir conta PJ, ter acesso a crédito e transmitir confiança a clientes e fornecedores.
2. Principais causas de irregularidade
Existem diferentes situações que levam uma empresa a ficar irregular:
- Declarações não entregues: como DCTF, ECF, DEFIS ou DASN-SIMEI.
- Pendências fiscais: impostos atrasados ou guias não pagas.
- CNPJ inapto: status que a Receita atribui a empresas que deixam de apresentar declarações por dois anos seguidos.
- Cadastro desatualizado: mudanças de endereço, atividades ou sócios não registradas.
- Baixa indevida: quando a empresa para de operar, mas não solicita o encerramento formal.
Essas falhas podem acontecer por falta de acompanhamento contábil, má gestão ou até desconhecimento do empresário.
3. Etapas para regularização da empresa
3.1 Diagnóstico das pendências
O primeiro passo é identificar exatamente o que levou a empresa à irregularidade. Isso é feito por meio de consultas à Receita Federal, Junta Comercial e prefeitura.
Um diagnóstico completo mostra:
- Quais declarações estão em atraso.
- Quais débitos estão pendentes.
- Se há multas acumuladas.
- Situação cadastral atual do CNPJ.
Sem esse levantamento, a regularização pode ser feita de forma incompleta, o que gera retrabalho.
3.2 Entrega de declarações em atraso
O segundo passo é colocar em dia todas as declarações obrigatórias. Isso pode incluir:
- DASN-SIMEI para microempreendedores.
- DEFIS e DCTF para empresas do Simples e Lucro Presumido.
- ECF para apuração do imposto de renda.
A não entrega dessas obrigações gera multa mínima de R$ 200 a R$ 500 por declaração, podendo acumular valores altos.
3.3 Pagamento de impostos e multas
Após a entrega das declarações, é preciso emitir e pagar as guias de impostos e multas. Muitas vezes, é possível negociar parcelamentos diretamente com a Receita Federal.
Vale lembrar que manter débitos em aberto pode gerar execução fiscal e inscrição do CPF dos sócios na Dívida Ativa da União.
3.4 Atualização de dados cadastrais
Outro ponto importante é garantir que os dados da empresa estejam corretos. Alterações de endereço, de atividade ou de sócios precisam ser comunicadas à Receita e Junta Comercial.
Caso contrário, a empresa pode continuar sendo notificada em endereços antigos ou responder por atividades que não exerce mais.
3.5 Reativação do CNPJ
Quando todas as pendências são resolvidas, a Receita Federal pode reativar o status do CNPJ. Esse processo pode levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo da complexidade da situação.
Com o CNPJ ativo, a empresa volta a ter todos os direitos de uma empresa regular: emitir notas, ter conta PJ, contratar funcionários e concorrer em licitações.
4. O que a empresa perde enquanto está irregular
Atuar de forma irregular traz prejuízos que vão muito além da questão fiscal:
- Credibilidade: clientes e fornecedores podem desconfiar da empresa.
- Impedimento de emitir notas fiscais: sem isso, contratos com grandes empresas se tornam inviáveis.
- Acesso negado a crédito: bancos não liberam empréstimos e financiamentos para empresas irregulares.
- Risco jurídico: execução fiscal pode recair sobre os sócios, afetando diretamente seus CPFs.
- Multas acumuladas: quanto mais tempo em irregularidade, maior o valor das multas e juros.
5. Benefícios de manter a empresa regularizada
Regularizar não é apenas “cumprir a lei”, mas abrir portas para novas oportunidades:
- Acesso a crédito empresarial com melhores condições.
- Participação em licitações públicas e contratos privados.
- Segurança jurídica para os sócios.
- Crescimento sustentável com base em planejamento tributário.
- Imagem profissional reforçada no mercado.
Empresas regularizadas também conseguem melhores condições em negociações com fornecedores, prazos mais longos e descontos por credibilidade.
Conclusão
Regularizar sua empresa é mais do que uma obrigação fiscal: é um passo estratégico para garantir segurança, credibilidade e crescimento sustentável.
A Acadia Contabilidade acompanha cada etapa do processo, desde o diagnóstico até a reativação do CNPJ, garantindo que sua empresa volte a operar sem riscos.
👉 Quer regularizar sua empresa e voltar a crescer sem preocupações? Fale agora com um especialista da Acadia Contabilidade.
